Sistem Informasi Manajemen

IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI

PENDAHULUAN
Tidak dapat disangkal bahwa salah satu penyebab utama terjadinya era globalisasi yang datangnya lebih cepat yaitu karena perkembangan pesat teknologi informasi. Kemajuan teknologi digital yang dipadu dengan telekomunikasi telah membawa komputer memasuki masa-masa “revolusi”-nya. Kegunaan komputer di perusahaan tidak hanya untuk meningkatkan efisiensi, namun lebih jauh untuk mendukung terjadinya proses kerja yang lebih efektif. Tidak seperti halnya pada era komputerisasi dimana komputer hanya menjadi “milik pribadi” Divisi EDP (Electronic Data Processing). perusahaan, di era kedua ini setiap individu di organisasi dapat memanfaatkan kecanggihan komputer, seperti untuk mengolah database, spreadsheet, maupun data processing (end-user computing). Tidak ada yang dapat menahan lajunya perkembangan teknologi informasi. Keberadaannya telah menghilangkan garis-garis batas antar negara dalam hal flow of information.

1. Konsep manajemen informasi dalam perusahaan

Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Fungsi dan prinsip manajemen informasi yang efektif dapat diterapkan di berbagai jenis kantor. Tugas kantor lama seperti komunikasi lisan dan tulisan, mengolah dan melaporkan, penyimpanan data, akunting, dan pemberkasan masih ada, tapi diperbarui. Fungsi manajemen kantor terbatas pada layanan berkas dan pegawai. Adanya perkembangan zaman dan metode informasi muncul tuntutan agar informasi dan keputusan dilakukan lebih cepat.

-Konsep keungggulan kompetitif dalam operasional perusahaan
Dalam mengimplementasikan konsep e-business, terlihat jelas bahwa meraih keunggulan kompetitif (competitive advantage) jauh lebih mudah dibandingkan mempertahankannya. perusahaan harus memiliki kriteria-kriteria (critical success factors) dan ukuran-ukuran (performance indicators) yang dapat dijadikan sebagai barometer sukses tidaknya perusahaan dalam memiliki dan mempertahankan keunggulun kompetitif tertentu. Secara garis besar, ada empat periode atau era perkembangan sistem informasi, yang dimulai dari pertama kali diketemukannya komputer hingga saat ini.
Ada punbeberapa konsep kompetitif yaitu : men genai akses yang cepat dalam mencari informasi yang berkaitan dengan perusahaan tersebut, teknik penyampaian informasi, dan visualisasi.
Teknologi informasi yang dapat dipakai dalam hal ini yang termudah adalah internet. Sistem informasi yang baik adalah sistem yang dapat memenuhi kebutuhan di setiap sektor, baik itu dari faktor kemudahan aksesibilitas maupun ketajaman informasi. Kecepatan dalam update inilah yang merupakan salah satu keunggulan dari teknologi sistem informasi.

2. Strategic uses of information technology
Perkembangan teknologi informasi juga dirasakan membawa perubahan yang sangat berpengaruh terhadap berkembangannya dunia bisnis. Tingginya investasi dalam Teknologi Informasi dan hubungannya dengan produk dan layanan selama dua dekade ini akan berhasil jika gabungan dari keduanya dapat selaras dan saling mendukung. Keselarasan antara strategi teknologi informasi dan strategi bisnis dapat berjalan dengan pengembangan sumberdaya dari teknologi informasi yang sejalan dengan proses bisnisnya Keberhasilan investasi Teknologi informasi ini dapat dicapai jika ada keselarasan antara Teknologi Informasi dan strategi yang kompetitif.

Agar keselarasan antara teknologi informasi dan strategi bisnis terwujud maka harus ada saling pengertian mempunyai visi yang sama antara eksekutif proses bisnis dengan eksekutif teknologi
persaingan dalam suatu industri tidak hanya terbatas pada persaingan diantara para pesaing yang ada tetapi gabungan dari kelima kekuatan bersaing itu yang akan menetukan kemampuan perusahaan di dalam suatu industri untuk memperoleh keuntungan. Strategi merupakan arahan dan ruang lingkup dari perusahaan dalam jangka panjang yang akan memberikan keuntungan bagi perusahaan melalui penggunaan sumber daya yang ada dalam lingkungan yang mendukung untuk memenuhi kebutuhan pasar dan memenuhi harapan dari para stakeholder. Ada dua kemungkinan yang dapat dilakukan, pertama proses bisnis perlu dilakukan modifikasi agar sesuai dengan IT yang digunakan, atau kedua melakukan penyesuaian atau kustomisasi terhadap IT. Peranaan IT dalam organisasi ini juga akan mempengaruhi penyelarasan yang terjadi dalam perusahaan.

3. Membangun Customer Focused
Untuk membangun keunggulan kompetitif perusahaan, manajemen puncak perlu pertama-tama menetapkan strategi yang tepat. Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif. Pada perusahaan dengan orientasi keakraban pelanggan (customer intimacy), maka harus dipastikan semua karyawan memahami dengan benar arti penting pelanggan. Pada perkembangan pasar ritel dewasa ini, tuntutan konsumen yang semakin meningkat dan persaingan yang semakin ketat membuat perusahaan ritel hares tetap fokus dalam tindakan penciptaan kepuasan dan membangun loyalitas pelanggan. Salah satu pendekatan pemecahan masalah yang dapat dilakukan adalah dengan menerapkan strategi pemasaran relasional.

Perusahaan yang dapat membangun bisnis yang berfokus pada customer adalah bagaimana dia dapat :
• Mempertahankan agar customers loyal
• Dapat mengantsisipasi kebutuhan masa yang kan datang
• Mampu merespon kekhawatiran customer
• Menyediakan pelayanan yang berkualitas tinggi kepada customer
Customer focused juga berarti memberikan yang terbaik bagi konsumen dan menjadikannya puas akan sejumlah rupiah yang dikeluarkan.

4. Value Chain & Strategic Information System
sistem informasi dalam suatu organisasi perusahaan sudah menjadi suatu kebutuhan yang mendasar. Pengembangan sistem informasi yang baru membutuhkan suatu perencanaan sistem teknologi informasi. Pembuatan perencanaan strategis sistem teknologi informasi adalah sebagai langkah awal dalam membuat perencanaan sistem teknologi informasi.
- Pada tahap pertama yaitu penelitian dilakukan studi literatur tentang sistem informasi dan perencanaan strategis sistem teknologi informasi.
- Tahap kedua yaitu dilakukan pengumpulan data dan informasi sesuai dengan kebutuhan penelitian. Tahap ketika dilakukan analisis bisnis dan analisis sistem teknologi informasi. Analisis bisnis yang dilakukan adalah analisis 5 competitive forces model Porter, analisis Strength Weaknesses Opportunity Threaths (SWOT), analisis value chain. Analisis sistem teknologi informasi yang dilakukan adalah analisis Information System Strategic Grid model McFarlan dan analisis kesenjangan.
- Bagian akhir analisis dilengkapi dengan rekomendasi strategi untuk pengembangan sistem teknologi informasi.
Strategi ini dijalankan dengan tetap memperhatikan komponen biaya dan waktu pengembangan sistem.

5. Re-engineering Bussiness Process
Business Process Reengineering dikenal juga dengan istilah Business Process Redesign (Perancangan Ulang Proses Bisnis), Business Transformation, atau Business Process Change Management. Re-engineering ("rekayasa ulang") adalah dasar dari perkembangan-perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini. Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam organisasi, Perancangan ulang memaksimalkan kinerja subproses yang akan menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal. Teknologi informasi berperan penting dalam konsep perancangan ulang. Pada masa sekarang, TI merupakan pendorong besar bagi beberapa bentuk kinerja dan kolaborasi di dalam dan luar organisasi.

Beberapa peran TI dalam BPR:
• Basis data yang dibagi-bagikan (shared databases), membuat informasi tersedia pada banyak tempat.
• Jaringan telekomunikasi (telecommunication networks), memungkinkan organisasi dapat disentralisasikan dan didesentralisasikan dalam waktu yang sama.
• Perlengkapan pengambilan keputusan (decision-support tools), memungkinkan pengambilan keputusan menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.
• Komunikasi data tanpa kabel (wireless data communication) dan komputer yang mudah dibawa (portable computer), memungkinkan personel lapangan bekerja secara independent..
• Perhitungan kinerja tinggi (high performance computing), memungkinkan perencanaan on-the-fly (diciptakan pada saat dibutuhkan) dan perbaikan.

6. Menciptakan Virtual Company
suatu perusahaan yang membuat suatu aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk menjembatani antara perusahaan dan klien secara online.
Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada beberapa komponen yang dapat digunakan , diantaranya :
1. Email
2. Sistem yang otomatis dan mudah digunakan
3. Digital company
4. Monitoring
5. Infrastruktur
6. Motivasi
7. user-friendly

Untuk factor waktu, aplikasi yang bisa menjadi pilihan adalah e-mail, IM, intranet, electroni meeting. Sedangkan untuk faktor jangkauan ruang/area, teknologi yang bisa menjadi pilihan adalah mobile phone, PDA,Laptop,internet. Kedua pilihan teknologi dan aplikasi tersebut akan menjadi dasar bagi Manager dalam pengambilan keputusan dan bertindak sesuai kebutuhan organisasi dan management.

7. Membangun Knowledge Creating Company.
Knowledge management adalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisa, mengorganisir, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman
knowledge sebagai intellectual capital perusahaan merupakan faktor strategis perusahaan menghadapi kompetisi global. Knowledge creation adalah proses inti dari inisiatif knowledge management, yang secara khusus mempunyai dampak untuk menghasilkan new knowledge agar dapat menciptakan inovasi untuk meningkatkan pertumbuhan corporate performance.

Ada 2 macam knowledge yang dikembangkan perusahaan :
- Explicit knowledge: data, dokumen, dan seluruh hal yang tertulis atau yang tersimpan didalam computer.
- Tacit knowledge: “how-to” knowledge yang ada dalam pikiran masing masing pekerja Tacit Knowledge seringkali menggambarkan informasi terpenting dari sebuah organisasi, namun tidak tercatat secara tertulis tetapi berada didalam akal/pikiran masing masing karyawan.

Integrasi ini menjadikan perusahaan menjadi lebih innoovative dan agile dalam menyediakan produk dan layanan pelanggan berkualitas.